Aty'pique
- 15 janv. 2020
- 11 min de lecture

Comment faire une To Do List efficace qu'on exécute ?

Lorsque l'on poursuit des objectifs, lorsqu'on a tendance à tout remettre au lendemain ou encore lorsqu'on a des journées bien chargées, les To Do List sont un formidable outil pour s'en sortir et garder l'esprit libre.

Cet outil est conseillé par un nombre considérable de blogueurs et d'entrepreneurs. C'est bien parce qu'elle est particulièrement utile. Mais qu'est ce qu'une To Do List ? Qui aide-t-elle vraiment ? Comment réaliser une To Do List efficace qui ne restera pas 6 mois sur la porte du frigo ? C'est ce que nous allons découvrir dans cet article qui fait partie du thème du mois de janvier sur le blog : la productivité.

Si vous n'avez pas encore défini clairement vos objectifs, je vous conseille de lire d'abord :

Comment définir ses objectifs et les réaliser

Bonne lecture !

Qu'est ce qu'une To Do List ?

Une To Do List est tout bonnement une liste de choses que vous avez à faire. J'ai l'habitude de comparer ça à ce que nous avons tous utilisé une fois dans notre vie : Une liste de courses. C'est une liste de produits que vous ne devez pas oublier sans quoi vous seriez embarrassés en rentrant chez vous. Une To Do List, c'est la même chose mais pour tout ce que vous avez à faire au quotidien.

Vous n'avez pas besoin d'être chef d'entreprise pour réaliser de To Do List, cela peut concerner vos tâches ménagères, les actions à réaliser vis à vis des enfants, n'importe quoi.

La To Do List a plusieurs utilités :

- Dans un premier temps elle vous permettra de définir avec précision les tâches que vous avez à accomplir

- Elle vous permettra d'avoir l'esprit libre car vous n'aurez plus à tout vous remémorer constamment

- Elle vous permettra donc de ne pas oublier vos tâches, mais aussi de les rythmer

- Elle vous permettra d'organiser vos temps d’exécution

- Et enfin, elle vous permettra de suivre vos avancées dans vos différentes tâches

Pourquoi utiliser une To Do List, à qui sert-elle ?

Les To Do List peuvent vraiment être utiles à tout le monde à partir du moment où elles ont été réalisées de façon à coller à la manière de fonctionner de la personne qui devra les réaliser. Vous aurez donc une analyse de vous même et de votre manière de passer à l'action pour réaliser des To Do List vraiment efficaces, et vous apprendrez au fil du temps à les rendre de plus en plus efficaces en analysant ce qui vous ne aura pas convenu sur les dernières effectuées.

Les To Do List sont particulièrement utiles aux personnes qui ont des journées chargées et doivent supporter plusieurs casquettes telles que celles du professionnel, du parent, du bénévole dans une association, de l'adhérent à un club sportif, etc. Empiler les casquettes inclut parfois d'empiler les journées et 24 heures ne suffisent alors plus.

Elles conviennent également aux chefs d'entreprises, ou encore aux personnes qui travailleraient sur plusieurs projets en même temps. Enfin, elles sont utiles aux procrastinateurs professionnels ou aux personnes qui ne savent jamais par où commencer ou qui ont du mal à s'organiser.

Cette dernière vous permettra de gagner du temps à l'avenir, d'avoir l'esprit plus libre, d'avoir une bonne organisation et de ne plus rien oublier (à commencer par toutes les étapes que vous aurez déjà franchi !)

Comment faire une To Do List efficace ?

Comprendre votre manière de travailler, vos facilités d'organisation

La première étape pour réaliser une To Do List efficace consiste à prendre du recul sur vous même et sur votre manière de fonctionner au quotidien, et ce, dans le but d'adapter la manière dont vous rédigerez votre To Do List pour optimiser vos chances de l’exécuter. Si vous vous écrivez une consigne qui est à l'encontre de votre manière de fonctionner vous aurez de toute évidence du mal à réaliser l'exercice.

Êtes vous plutôt du genre à tout faire au dernier moment, jour par jour, ou aimez vous que les choses soient planifiées à l'avance ? Commencez vous en général par les tâches les plus faciles pour finir par les tâches les plus difficiles, ou à l'inverse, faites vous le plus difficile en premier ? En général, vous vous trouvez plus productif quand vous travaillez pendant plusieurs heures sur un même sujet, ou quand vous alternez entre plusieurs thèmes et sujets en incrustant des pauses régulières pour vous aérer l'esprit ? Y a-t-il des horaires ou des endroits où vous êtes plus productif, moins productif ? Êtes vous plutôt du genre à réaliser des tâches petit à petit sur plusieurs jours ou à terminer de suite ce que vous avez commencé ? Y a-t-il des conditions extérieures qui influent sur votre productivité lors de la réalisation d'une tâche? (par exemple si vous ne réussissez que difficilement à séparer vos émotions liées à votre situation personnelles de votre présence dans le cadre professionnel, vous saurez que vous aurez à régler vos problèmes pour que vos conditions de travail soient optimales, la priorité de vos tâches en sera inversée).

Voici nombre de question que vous devrez vous poser (entre autre) pour réussir à vous comprendre. Les réponses devront être le plus honnêtes possibles . Et vous ne devrez pas vous auto-flageller si ce que vous découvrez n'est pas le summum de ce qui est attendu par la société, par vos proches ou encore par vous-même. Pour devenir une meilleure version de vous même, il faut accepter pleinement la version que vous êtes actuellement.

Établir le contexte et le thème de sa To Do List

Lorsque nous allons commencer à vouloir rédiger notre To Do List, il va falloir réfléchir à la manière de l'organiser et du type de tâches qu'elle contiendra. Cette étape dépend étroitement de la précédente et de ce que vous aurez découvert sur vous et sur votre manière de travailler.

Je m'explique :

Si vous êtes comme moi, à savoir plutôt du genre à tout vouloir planifier à l'avance, et à finir ce que vous avez commencé même si ça inclut plusieurs heures de travail sans pause et à classer par thèmes vos objectifs, alors vous réaliserez des To Do List basées sur vos objectifs, déclinés en plusieurs sous objectifs et en étapes.

Vous allez donc définir le contexte de votre To Do List sur un thème précis, avec des tâches classées par chronologie et importance liées à ce thème, et un objectif précis réalisé à la fin de la To Do List

Cependant, si vous êtes plutôt du genre au jour le jour, à avoir besoin de changer de thème régulièrement pour garder la tête froide, vous réaliserez une To Do List basée plutôt sur un aspect de chronologie, tous thèmes confondus, par exemple une To Do List pour la journée de demain, pour la semaine prochaine.

Si vous gérez plusieurs projets en même temps, vous pouvez avoir plusieurs To Do List, par thème, ainsi que par chronologie.

Définissez donc le Type de To Do List qui vous sera vraiment utile au quotidien, réfléchissez à votre manière de classer mentalement les informations, projets et tâches que vous avez à mener. Les classez vous par jour, par thème large ("famille" ; "travail" ..) par thème précis ("instagram" "blog" "site" ...)

Pour cela, n'hésitez pas à réaliser une carte mentale comme celle du prochain chapitre.

Lister les tâches et les hiérarchiser dans des petites to do list

Le meilleur moyen de réaliser des To Do List efficace est de lister vos tâches, de les classer et de les hiérarchiser. Si vous ne l'avez pas fait, je vous invite à lire notre article sur : Comment définir ses objectifs et les réaliser.

Dans un premier temps il va falloir vous questionner sur les objectifs que vous avez, et les thèmes que ces derniers concernent. Comme expliqué dans l'article proposé ci-dessus (donc je ne développerai pas), vos objectifs devront au préalable avoir été classés par thème et hiérarchisés par ordre d'importance/de priorité. Vous devrez aussi avoir défini le temps que vous aurez à y consacrer au quotidien ainsi que le coût potentiel que pourraient avoir ces objectifs au quotidien.

Vous pourrez ensuite réaliser des cartes mentales qui aborderont les objectifs principaux, les objectifs intermédiaires, ainsi que les objectifs réguliers, et enfin, les étapes pour réaliser ces derniers. La précision de vos objectifs et leur aspect mesurable vous permettra de définir des étapes précises à réaliser au quotidien.

Listez avec le plus de précision quelle tâche vous avez à effectuer en suivant le schéma de carte mental qui vous est propre. Ci dessus on a un schéma qui me convient à moi, avec ma manière de fonctionner :

Objectif principal : Obtenir 5 000 visites mensuelles sur le site internet

4 Objectifs intermédiaires pour réaliser cet objectif principal, dont le fait de développer l'audience de mon blog.

4 Objectifs réguliers pour obtenir de l'audience sur le blog, dont la publication d'un par semaine

3 étapes principales pour y arriver : Trouver le sujet, établir le plan de rédaction, rédiger et publier le post.

Dans ces 3 étapes principales, se développeront encore d'autres tâches plus précises, inférieures ou connexes, par exemple, paramétrer le post, faire une relecture pour l'orthographe, créer des visuels, partager l'article sur les réseaux sociaux, planifier le post s'il est rédigé à l'avance, etc.

Cependant votre carte mentale peut s'organiser ainsi :

Groupe principal : Lundi 16 décembre

Groupes intermédiaires : Matin ; Après midi; Soirée / ou / Travail ; Enfants ; Maison

Groupes réguliers : (pour Matin) : Étendre la machine, Emmener les enfants à l'école ; Déposer la plus jeune à la crèche, appeler Mme X, récupérer le colis en allant au travail, déposer le dossier à la poste, ...

(pour Maison) : Étendre la machine, récupérer le colis en allant au travail, nourrir les poules, acheter un nouvel aspirateur

Une fois que vous avez listé vos différentes tâches il va falloir les hiérarchiser

Estimer le temps, le coût, la difficulté, et l'importance d'une tâche.

La hiérarchisation de vos tâches est pratiquement effectuée si vous avez au préalable hiérarchisé vos objectifs. Cependant fait ou pas fait il est toujours utile d'estimer le temps de réalisation, le coût, la difficulté et l'importance de chacun des tâches que vous avez à exécuter pour réaliser vos objectifs.

Vous allez également chercher à comprendre quelles tâches dépendent les unes des autres, leur chronologie, afin de savoir dans quel ordre vous devrez planifier ces dernières.

Estimer le temps vous permettra de planifier quand est ce que vous pourrez réaliser votre tâche. Estimer son coût vous permettra de savoir si vous aurez besoin de prendre des dispositions financières pour l'accomplir.

Son importance vous permettra de la placer avant d'autres en la marquant comme prioritaire.

Sa difficulté vous permettra de savoir de quel type d'environnement de travail vous aurez besoin pour sa bonne réalisation .

Définir les deadlines de vos objectifs et de vos tâches pour votre To Do list

La prochaine étape, toujours avant de rédiger votre To Do List, est de définir les deadlines (ou dates limites d’exécution) de réalisation de vos objectifs et d'exécution de vos tâches.

Il y a certainement parmi vos tâches des deadlines imposées par des acteurs extérieurs. Si on reprend les exemples du dessus, vous ne pouvez pas déposer vos enfants à l'école après ou trop avant l'heure du début de la classe, sans quoi vos enfants attendront seuls devant l'école ou alors seront en retard.

De la même manière, définissez pour chacune de vos tâches une date limite, même si elles n'en ont pas naturellement. Par exemple, le fait d'acheter un nouvel aspirateur n'a pas de limite de temps naturelle, il y aura toujours un commerçant pour vous en vendre un. Cependant si vous ne le faites pas rapidement votre maison s'encrassera, donc vous vous fixez maximum une semaine pour votre rendre dans une boutique acheter un nouvel aspirateur.

C'est parfaitement valable pour vos tâches professionnelles, si vous ne déposez pas ce dossier à la poste dans les temps c'est la relation avec votre client qui s'encrassera.

Il est donc primordial pour vous de classer les tâches réellement urgentes de celles qui ne le sont pas vraiment, de définir des deadlines pour vous rythmer et avancer régulièrement sur vos objectifs.

La création de la To Do List

Une fois que vous avez une vision claire de ce que vous devez faire, dans quel ordre, dans quel thème, dans quel but, et en passant par quelles actions concrètes, il ne vous reste plus qu'à passer à la partie la plus amusante, et la seule que vous aurez à répéter dans le temps si vous avez bien suivi le reste des étapes : la création de la To Do List.

Pour ça, il vous faut un stylo et une feuille de papier. Mais celle-ci a tendance à se froisser, à se déchirer, à se perdre... Je vous propose donc quatre outils pour réaliser des To Do List:

Si vous êtes plutôt papier : l'Agenda

Ne trouvez pas ça vieux jeu, rappelez vous de l'époque de l'école et des cours durant lesquels il était quand même sacrément pratique de noter l'ensemble de ses devoirs et leçons à apprendre, surtout en avançant en âge, quand les matières se diversifient.

De la même manière à l'âge adulte (merci maman de m'avoir donné ce bon exemple) il est extrêmement pratique de tenir un agenda qui vous suivra partout et regroupera l'ensemble de vos rendez vous et choses à faire.

Il existe de nombreux types d'agendas mais personnellement ça fait trois ans que j'ai un réel coup de coeur pour les agendas de la marque Mr wonderful qui sont vraiment agréable à remplir et à consulter. De plus, la marque met à votre disposition de nombreuses pages utiles comprenant des posts-it, des modèles de To Do List, des Stickers, pages de motivations, citations, des pages de notes, tableaux de comptes et de budgets, etc. Sans oublier que les types d'agenda proposés sont variés tant au niveau de la taille, de la couleur, du type de reliure, ou de l'approche à l'organisation.

Exemples d'agenda Mr Wonderful pour 2020 :

Si vous aimez les agendas, mais pas en papier : Google Agenda

Votre agenda Google est disponible sous forme d'application mobile mais aussi depuis le web. Si vous synchroniser votre boite e-mail à votre téléphone, on vous proposera de synchroniser l'agenda Google, qui sera alors disponible directement depuis le calendrier de votre iphone ou de votre android. L'agenda Google est synchronisable avec pratiquement toutes les applications ou logiciel qui prennent en charge ce type de fonctionnalité, votre site web par exemple, s'il propose des réservations en ligne, sera synchronisable avec votre agenda Google. Ce qui veut dire que les réservations clients faites et payées online seront visualisables sur votre Agenda Google, qui lui même sera visible depuis votre smartphone. Vous avez la possibilité de créer des dossiers, des rappels, et de nombreuses autres possibilités.

Si vous êtes plutôt visuel : Canva

Canva est mon application web et mobile phare pour créer mes To Do List (mais aussi tous les autres visuels que vous pourrez découvrir sur le blog). Canva vous propose de nombreux modèles de graphismes que vous pourrez personnaliser à votre guise, et il vous permettra d'en créer aussi à partir de rien. La barre de recherche vous permet de rechercher des graphismes par type ou par format, de nombreux modèles de To Do List et de Check list en font partie.

Cette application permet de ne jamais manquer d'inspiration mais aussi de réaliser des contenus attrayants rapidement. Vous pourrez enregistrer ces graphismes sous tous types de format et les imprimer si vous préférez les avoir en papier. Canva est disponible gratuitement mais vous devrez souscrire à un abonnement pour accéder à certaines polices, certaines images ou certains éléments graphiques.

Exemple de To Do List réalisées avec Canva :

Si l'agenda ne vous convient pas et que vous souhaitez un outil plus pratique et optimal : Trello

Trello est une application disponible sur téléphone et sur le web et c'est la crème de l'outil pour la productivité. Je l'ai découvert grâce à une client et depuis je l'utilise pour tout et il me suit partout.

Trello, que je développerai la semaine prochaine dans l'article dédié à la présentation de mes outils phares pour accroître ma productivité, vous permet de concevoir des listes, dans lesquelles vous créerez des cartes. Ces différentes cartes peuvent être alimentée avec de nombreux éléments : checklist, pièces jointes de tous types, URL, descriptions, étiquettes de couleur ou membres responsables, car sur Trello, vous pouvez être plusieurs sur un tableau pour le modifier et le faire vivre.

Comme on peut le voir ci dessus, j'ai créé des listes par thème, avec des cartes par thème et par chronologie. Ces différentes cartes comprennent tout ce que je dois faire dans le mois. Je pourrais ensuite élaborer des listes par semaine et des cartes par jour, que j'alimenterai avec les tâches à réaliser au quotidien.

Vous disposez maintenant de toutes les bonnes pratiques et outils nécessaires pour réaliser des To Do List efficaces qui boosteront votre rythme de travail et donc votre productivité. N'hésitez pas à consulter nos articles sur même thème pour aller plus loin dans votre travail sur vous même.