Dans un monde numérique en constante évolution, la communication par e-mail reste un pilier incontournable de nos échanges professionnels et personnels. Parmi les nombreuses plateformes de messagerie électronique disponibles, Gmail se distingue comme l'un des choix les plus populaires et les plus puissants. Appartenant à Google, ce service offre bien plus qu'une simple boîte de réception. Avec ses fonctionnalités avancées, sa facilité d'utilisation et ses outils de productivité intégrés, Gmail se présente comme un véritable allié dans la gestion de nos flux de communication. Dans cet article, nous explorerons en détail l'utilisation de Gmail pour exploiter pleinement ses fonctionnalités. . Préparez-vous à découvrir comment Gmail peut devenir bien plus qu'une simple boîte de réception, mais plutôt un outil essentiel pour gérer efficacement vos communications quotidiennes.
Gmail, c’est quoi ?
Gmail est un service de messagerie en ligne proposé par Google.
En 2011, l’entreprise Google donne la responsabilité à Paul Buchhei, Sanjeev Singh, Kevin Fox ainsi qu'à une douzaine de personnes de concevoir le service de messagerie Gmail. Ils commencèrent à le développer en août 2001. Le 1er avril 2004, en attendant que l’entreprise ne déploie les serveurs nécessaires pour l'accueillir, l'équipe propose une version bêta aux employés de la firme.
À partir du 7 février 2007, Gmail est proposé aux Français et devient utilisable sans recevoir d’invitation d'inscription. Il est aujourd'hui l'une des plateformes de messagerie les plus populaires et les plus largement utilisées dans le monde. Gmail offre aux utilisateurs une adresse e-mail personnalisée se terminant par "@gmail.com" ainsi qu'un large éventail de fonctionnalités pour gérer efficacement leurs e-mails et leurs communications en ligne.
Découvrons maintenant comment fonctionne Gmail :
L’interface et les fonctionnalités de Gmail
Dans un premier temps, découvrons l'interface générale de Gmail avec quelques captures d’écrans des interfaces que vous rencontrerez au quotidien lors de la consultation de vos mails, de l'envoi d’un message ou d’un e-mail et des différents outils qui pourraient vous servir. Pour accéder au service Gmail vous devrez bien sûr créer un compte Gmail au préalable, ce principe vous est expliqué dans notre article dédié.
Interface générale de Gmail
Gmail possède une interface simple d’utilisation et regroupant toutes les fonctions principales d’une messagerie comme envoyer et recevoir des mails, faire des recherches plus ou moins précises de vos mails, les stocker en grande quantité. Cette messagerie possède également un tchat pour vos conversations en direct.
Voici comment se présente son interface :
La recherche d’e-mails
Gmail offre des fonctionnalités de recherche avancée et des outils de filtrage qui permettent aux utilisateurs de gérer efficacement leurs e-mails et de trouver rapidement les messages dont ils ont besoin. Voici un aperçu de ces fonctionnalités :
Recherche avancée : La barre de recherche de Gmail est équipée d'outils avancés qui permettent aux utilisateurs de spécifier des critères de recherche précis pour trouver des e-mails spécifiques. Par exemple, vous pouvez rechercher des e-mails par mots-clés, expéditeur, destinataire, objet, pièce jointe, date, libellé et bien plus encore. De plus, Gmail prend en charge les opérateurs de recherche avancée tels que "from:", "to:", "subject:", "label:", "has:", etc., ce qui permet d'affiner encore davantage les résultats de la recherche.
Filtres et libellés : Les filtres Gmail permettent aux utilisateurs de définir des règles automatiques pour organiser et traiter les e-mails entrants. Vous pouvez créer des filtres basés sur divers critères tels que l'expéditeur, le destinataire, le sujet, les mots-clés, etc. Une fois qu'un e-mail correspond aux critères définis, le filtre peut automatiquement appliquer des actions telles que l'archivage, le marquage, le libellage, le transfert vers une autre adresse e-mail, la suppression, etc. De plus, les libellés Gmail offrent une autre méthode pour organiser et catégoriser les e-mails. Vous pouvez attribuer des libellés à vos e-mails pour les regrouper par thème, projet ou priorité, ce qui facilite la gestion et la recherche ultérieure des messages.
Boîte de réception intelligente : Gmail utilise également des algorithmes d'apprentissage automatique pour organiser automatiquement les e-mails dans des catégories telles que "Principaux", "Promotions", "Réseaux sociaux" et "Notifications". Cela permet aux utilisateurs de se concentrer sur les e-mails les plus importants tout en gardant leur boîte de réception bien organisée.
La messagerie instantanée
La messagerie instantanée de Gmail, connue sous le nom de Google Chat, est une fonctionnalité intégrée qui permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel avec leurs contacts directement depuis leur boîte de réception Gmail. Voici un aperçu des principales caractéristiques de Google Chat :
Interface intégrée : Google Chat est intégré à l'interface Gmail, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent passer facilement de la messagerie électronique à la messagerie instantanée sans avoir à ouvrir une application distincte.
Communication en temps réel : Google Chat permet aux utilisateurs d'envoyer des messages instantanés à leurs contacts, ce qui facilite la communication en temps réel pour les discussions rapides et les échanges de messages courts.
Historique des messages : Tous les messages échangés dans Google Chat sont automatiquement enregistrés dans l'historique de conversation, ce qui permet aux utilisateurs de retrouver facilement les discussions passées et de consulter les messages précédents à tout moment.
Prise en charge de la vidéo et de la voix : En plus des messages texte, Google Chat prend en charge les appels vidéo et vocaux, ce qui permet aux utilisateurs de passer des appels en face à face ou audio avec leurs contacts directement depuis leur boîte de réception Gmail.
Collaboration en temps réel : Google Chat est étroitement intégré à d'autres services Google tels que Google Drive et Google Agenda, ce qui permet aux utilisateurs de collaborer en temps réel sur des documents, des feuilles de calcul et des événements calendaires directement depuis la fenêtre de chat.
Gestion des contacts : Google Chat permet aux utilisateurs de gérer leur liste de contacts et de créer des groupes de discussion pour faciliter la communication avec plusieurs personnes à la fois.
Les fonctionnalités directement liées à l'envoi des e-mails
Gmail propose plusieurs fonctionnalités avancées directement liées à l'envoi d'e-mails, offrant aux utilisateurs plus de contrôle et de flexibilité dans la gestion de leurs communications. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :
Pièces jointes : Les utilisateurs peuvent facilement joindre des fichiers à leurs e-mails directement depuis leur ordinateur ou depuis Google Drive, en utilisant l'icône de pièce jointe dans la fenêtre de composition. Gmail prend en charge une large gamme de formats de fichiers, ce qui permet aux utilisateurs d'envoyer des documents, des images, des vidéos et d'autres types de fichiers à leurs destinataires.
Programmation d'envoi : Gmail propose une fonctionnalité de programmation d'envoi qui permet aux utilisateurs de planifier l'envoi d'un e-mail à une date et une heure ultérieures. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez rédiger un e-mail à l'avance mais que vous souhaitez qu'il soit envoyé à un moment précis à l'avenir. Pour programmer l'envoi d'un e-mail, il suffit de composer le message comme d'habitude, puis de cliquer sur la flèche à côté du bouton "Envoyer" et de sélectionner "Programmer l'envoi".
Réponses suggérées : Gmail utilise l'intelligence artificielle pour suggérer des réponses rapides aux e-mails entrants. Ces suggestions de réponses apparaissent sous forme de boutons préformulés situés en dessous du corps de l'e-mail. Les utilisateurs peuvent cliquer sur l'une de ces suggestions pour répondre rapidement à un e-mail sans avoir à taper une réponse complète.
Vérification des destinataires : Gmail intègre une fonctionnalité de vérification des destinataires qui alerte les utilisateurs lorsqu'ils incluent des destinataires dans un e-mail avec lesquels ils n'ont pas interagi récemment. Cette fonctionnalité aide à éviter les erreurs d'envoi accidentel à des destinataires incorrects ou inattendus.
Annulation d'envoi : Gmail offre la possibilité d'annuler l'envoi d'un e-mail quelques secondes après l'avoir envoyé. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de revoir rapidement un e-mail envoyé et de l'annuler s'ils se rendent compte d'une erreur ou s'ils souhaitent apporter des modifications de dernière minute. Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de cliquer sur "Annuler" qui apparaît brièvement après l'envoi d'un e-mail.
Ces fonctionnalités liées à l'envoi d'e-mails offrent aux utilisateurs de Gmail un contrôle accru sur leurs communications et les aident à gérer efficacement leurs interactions par e-mail. Que ce soit pour joindre des fichiers, programmer des envois, utiliser des réponses suggérées ou vérifier les destinataires, Gmail propose une gamme d'outils pour simplifier et améliorer l'expérience d'envoi d'e-mails
Les autres services de Google intégré à Gmail
Gmail est étroitement intégré à divers autres services Google, offrant ainsi aux utilisateurs une suite d'outils complète pour la productivité et la communication. Voici quelques-uns de ces services :
Google Drive : Google Drive est un service de stockage en ligne qui permet aux utilisateurs de stocker et de partager des fichiers, y compris des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des images et des vidéos. Avec l'intégration de Google Drive à Gmail, les utilisateurs peuvent facilement joindre des fichiers stockés dans leur Google Drive à leurs e-mails et partager des fichiers avec des destinataires.
Google Agenda : Google Agenda est un calendrier en ligne qui permet aux utilisateurs de planifier des événements, des réunions et des rendez-vous. L'intégration de Google Agenda à Gmail permet aux utilisateurs de créer des événements directement depuis leur boîte de réception Gmail et de consulter leur emploi du temps pour planifier des réunions et des appels vidéo avec des participants.
Google Meet : Google Meet est un service de visioconférence en ligne qui permet aux utilisateurs de passer des appels vidéo avec des collègues, des clients et des amis. L'intégration de Google Meet à Gmail permet aux utilisateurs de créer et de rejoindre des appels vidéo directement depuis leur boîte de réception Gmail, ce qui simplifie le processus de planification et de participation à des réunions en ligne.
Google Contacts : Google Contacts est un service de gestion des contacts qui permet aux utilisateurs de stocker et d'organiser leurs contacts en ligne. L'intégration de Google Contacts à Gmail permet aux utilisateurs d'accéder facilement à leur liste de contacts et de rechercher des contacts lors de la composition d'e-mails.
Google Docs, Sheets et Slides : Google Docs, Sheets et Slides sont des applications de traitement de texte, de tableur et de présentation en ligne qui permettent aux utilisateurs de créer, d'éditer et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel. Les utilisateurs peuvent facilement partager des documents Google Drive dans leurs e-mails Gmail et collaborer avec d'autres utilisateurs en temps réel.
L'ensemble des outils de Google peuvent être retrouvés dans le menu des applications Google en haut à droite de votre écran.
Zoom sur la prise en main des fonctionnalités de gmail
Parlons plus en détail du fonctionnement de cette boîte de réception. Suivez nos conseils afin que votre première expérience avec Gmail se passe pour le mieux et que l’utilisation d’une boîte mail ne soit plus une corvée mais une tâche simple à faire !
L'interface principale de Gmail : la boîte de réception
L'interface principale de Gmail est sa boîte de réception, celle-ci peut être décomposée en plusieurs parties distinctes : Dans un premier temps, le menu tout à gauche, qui permet de naviguer entre la boîte de réception et l'interface de Chat, ou encore, la possibilité d'accéder à Meet directement depuis la boîte mail.
Un peu plus à droite, un menu lié à la boîte de réception, que vous pouvez personnaliser, avec dans celui-ci la possibilité de consulter vos différentes boîtes : la boîte de réception, la boîte d'envoi, les courriers indésirables, ou encore, les courriers marqués comme favoris, les mails en attente, les brouillons, les e-mails supprimés, etc... C'est depuis cette interface que vous pourrez naviguer dans votre boîte de messagerie et vérifier les e-mails stockés. Vous pouvez personnaliser ce menu en gérant vos différents libellés et leur affichage, vous pourrez également créer de nouveaux libellés pour trier vos e-mails de façon personnalisée, par exemple, ceux liés à une entreprise en particulier
La grande partie de votre interface de boîte de réception correspond aux e-mails affichés, par exemple les e-mails reçus quand vous serez dans votre boîte de réception.
Au dessus, vous trouverez une barre de recherche qui vous permettra de faire une recherche avancée dans votre boîte de messagerie. Vous pourrez par exemple rechercher un e-mail ou un contact, grâce à des filtres utiles comme le destinataire, l'expéditeur, le contenu du mail par mots-clés, la date approximative d'envoi, etc...
Du côté droit de votre écran vous disposerez de deux menus, celui du haut qui vous offre la possibilité de gérer votre statut (actif ou en mode "ne pas déranger" ou "absent". Vous pourrez aussi créer de nouveaux statuts). Vous pouvez aussi trouver de l'aide et des supports de formation pour Gmail, vous pourrez ensuite accéder à vos paramètres Gmail, notamment les éléments de configuration rapide de votre boite. Vous découvrirez dans l'onglet suivant les différents outils proposés par Google, notamment les raccourcis vers Google Drive, vers les fiches d'établissement Google, et autres produits de la firme. Le dernier onglet vous permettra d'accéder à vos paramètres de compte, d'ajouter un nouveau compte, de changer de compte ou encore de vous déconnecter.
Le menu situé à droite de votre écran vous offre lui aussi des raccourcis vers les outils Google, notamment Google Agenda, afin de vérifier vos rendez-vous sur la journée sans quitter votre boite mail, Google Keep, qui vous permet d'écrire des notes ou de créer des listes de choses à faire, Google Task, dans la même idée mais étant vraiment tourné vers les choses à faire et les checklists, et les contacts, interface sur laquelle vous pourrez lister vos différents contacts importants.
Vous pourrez télécharger d'autres modules sur Google Workspace MarketPlace afin de personnaliser et de compléter ce menu et vos possibilités d'applications.
Envoyer des e-mails, les options à votre disposition
Du côté des fonctionnalités à votre disposition pour envoyer des e-mails, vous pouvez envoyer un nouveau message tout en restant sur votre boîte de réception grâce à la rédaction rapide et à une petite fenêtre qui s'ouvrira en bas de page. Vous pouvez ouvrir cette petite fenêtre en grand pour plus de lisibilité, dans un mode ou dans l'autre les fonctionnalités sont les mêmes.
Vous disposez de la possibilité d'ajouter un ou plusieurs destinataires, vous pouvez choisir d'utiliser le principe de la copie carbone, ou de la copie carbone invisible. Vous choisirez ensuite l'objet de votre message même si celui-ci n'est pas obligatoire (il reste vivement conseillé).
Ensuite, vous disposerez d'une interface de rédaction dans laquelle vous pourrez rédiger votre message. Pour la rédaction de celui-ci vous disposez de nombreux outils de traitement de texte, par exemple :
Le changement de la police d'écriture,
La possibilité de mettre du texte en grand ou en petit,
La mise en gras, en italique, le soulignage,
Le changement de couleur de votre écriture,
Le changement de l'alignement de votre texte,
Les listes à puce ou à partir de numéro,
La possibilité de changer l'alinéa de votre texte,
La mise en citation, le barré
La suppression de la mise en forme d'un texte déjà écrit
Vous pourrez intégrer une ou plusieurs pièces jointes (jusqu'à 25 Mo par mail), insérer un ou plusieurs liens, des émojis, des fichiers drive ou encore des photos. Vous pourrez activer ou désactiver le mode confidentiel, qui consiste au fait d'empêcher pour le destinataire le transfère, le téléchargement ou encore l'impression du mail. Cela permet aussi d'activer un délai après lequel le mail expirera et ne pourra plus être consulté. Ce mode peut également être couplé à une ouverture grâce à un code à recevoir par sms. Depuis le dernier menu vous pourrez aussi gérer vos signatures et celle intégrée à votre mail, créer un événement ou proposer à votre destinataire de choisir parmi l'un des créneaux horaires proposé pour déterminer un rendez-vous. Vous pourrez intégrer votre mail à un libellé particulier, imprimer celui-ci, afficher le texte brut -sans mise en forme-, ouvrir votre interface de création en plein écran ou enfin, demander à Google de vérifier vos fautes d'orthographe.
Gestion des e-mails entrants
Lorsque vous recevez un e-mail, les menus restent globalement les mêmes que ceux sur la boîte de réception, vous disposez cependant de plusieurs autres options concernant le mail que vous avez reçu.
Tout en haut de votre interface, sous la barre de recherche, vous pouvez choisir d'archiver votre e-mail, de le marquer comme SPAM ou encore de le supprimer. Vous pouvez le marquer comme non-lu, le mettre en attente, ou l'ajouter dans l'application Task comme chose à faire. Vous pouvez l'intégrer à un dossier ou à un libellé spécifique, le marquer comme non-important, activer le suivi de ce-mail et de cette conversation, créer un événement, filtrer les messages similaires pour que ceux-ci aillent directement dans votre boîte des SPAMS, et ignorer la conversation.
Du côté droit de votre écran, vous pouvez imprimer cet e-mail ou l'ouvrir dans un nouvel onglet, vous pouvez en activer le suivi (une fois de plus), y répondre, ou le transférer. D'autres options seront à votre disposition dans le menu déroulant supplémentaire, comme la possibilité de marquer le mail comme hameçonnage, de traduire le mail ou encore de le télécharger.
Gestion des contacts sur Gmail
Par défaut, Gmail enregistre les contacts avec lesquels vous menez une discussion. Vous pouvez également importer manuellement des contacts grâce à l'option vue précédemment dans le menu de droite de votre boîte de réception.
Vous pouvez également vous rendre directement sur l'appli Google Contacts pour trouver tous vos contacts, les contacts de votre organisation, vos contacts récents, et vos autres contacts. Vous pourrez gérer ceux-ci en les triant parmi des libellés spécifiques, en important des contacts en masse grâce à une liste en CSV (par exemple), ou encore, en les supprimant.
Personnalisation de la boîte Gmail et des paramètres
Pour personnaliser votre boîte G-mail, vous pouvez commencer par cliquer sur la configuration rapide qui se trouve dans votre menu du haut, représentée par une roue crantée. Dans cet espace, vous pourrez choisir les applis affichées dans Gmail, la densité de la boite mail (par exemple un affichage compact, un affichage normal ou par défaut), le thème utilisé pour votre boîte mail (ce qui changera l'arrière plan de votre boîte notamment). Vous pourrez aussi personnaliser l'affichage principal de votre boîte de réception, comme l'affichage des messages prioritaires en premier, l'affichage des non-lus en priorité, ou encore, la création de plusieurs boites de réception distinctes. Vous pourrez aussi modifier l'affichage de votre volet de lecture : soit il pourra s'ouvrir sur la boîte, soit s'ouvrir dessous, ou sur le côté. Vous pourrez également activer le fil de discussion lorsque plusieurs réponses se font à partir d'un même mail. Depuis le haut de votre interface, vous pouvez également ouvrir tous les paramètres de votre boîte de réception.
Dans ces paramètres généraux, vous trouverez plusieurs options de personnalisation de votre boîte :
Dans l'onglet général vous trouverez les possibilités pour :
Changer la langue par défaut de votre boîte mail,
Activer/désactiver les outils de saisie automatique,
Le nombre de conversations affichées par page,
L'activation des actions de survol,
Modifier l'affichage par défaut du texte,
Activer/désactiver l'affichage automatique des images externes,
Activer/désactiver les suggestions de corrections (grammaticales, orthographiques...)
Activer/désactiver les rappels automatiques,
Activer/désactiver les fonctionnalités intelligentes,
Activer et gérer les raccourcis clavier,
Gérer et modifier vos signatures, Etc...
Dans l'onglet des libellés vous pourrez gérer vos différents libellés et leur affichage dans votre boîte de réception,
Dans l'onglet Boîte de réception, vous pourrez :
Gérer les catégories affichés,
Gérer l'emplacement du volet de lecture,
Activer/désactiver les marqueurs importants,
Activer/désactiver les filtres pour trier les mails, etc...
Dans l'onglet "Compte", vous pourrez accéder aux modifications de votre compte Google, ajouter d'autres comptes de messagerie liés, et gérer l'adresse e-mail par défaut qui expédie vos e-mails. Vous pourrez également gérer votre espace de stockage.
Dans l'onglet "filtres et adresses bloquées" vous pourrez créer et gérer les filtres qui s'appliquent aux messages reçus, et gérer votre liste de blocage.
Dans l'onglet "Transfert et Pop/Imap" vous pourrez gérer l'ajout d'une adresse e-mail qui n'a pas été souscrite depuis Google, par exemple une adresse e-mail professionnelle que vous voudriez consulter depuis Gmail.
Dans l'onglet Modules Complémentaires vous trouverez la liste des modules installés depuis le Google Workspace Marketplace, vous pourrez alors gérer et supprimer ces applis et leur paramétrage.
Dans l'onglet "Chat et Meet" vous pourrez désactiver Google Chat, accéder à vos paramètres de discussion, et aux paramètres de Meet.
Dans l'onglet des paramètres avancés vous pourrez accéder à quelques options supplémentaires comme l'activation de modèles pour les messages fréquents, le fait que votre boîte de réception passe à la conversation suivante quand vous supprimez la conversation ouverte, etc...
Vous l'aurez compris, Gmail est pleine de fonctionnalités très utiles pour la gestion des e-mails et des boîtes de réception, c'est l'un des services de messagerie les plus complet mais aussi les plus facile à prendre en main, tout en étant à la fois adaptable aux différents appareils utilisés par l'internaute. Gmail regorge de ressource grâce à son intégration aux différents outils comme Drive, Meet, ou encore les contacts. J'espère que cet article vous aura aidé à y voir plus clair à propos de l'utilisation de Gmail.
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