Comment utiliser Trello pour s'organiser


Qu'est-ce que Trello ?

Trello est un logiciel web et une application mobile permettant de s'organiser dans les tâches du quotidien, qu'elles soient professionnelles ou personnelles.

Ce logiciel gratuit vous permet de travailler seul ou en équipe et de charger un certain nombre de fichiers dans le logiciel.


Il s'agit d'un outil parfait pour s'organiser lorsque l'on est entrepreneur, et pour se décharger mentalement de l'ensemble des tâches de sa gestion d'entreprise.


Quelles sont les avantages de Trello ?

Trello a de nombreux avantages :

  • L'outil est gratuit

  • Il vous permet de travailler seul ou à plusieurs

  • Il est disponible sur ordinateur et sur téléphone

  • Il permet une visualisation sous forme de tableau, de calendrier, ou de carte

  • Il permet d'ajouter des fichiers comme des médias, des documents, une check-list, des dates de rappel avec notifications...

L'outil a de nombreux autres avantages contre un simple agenda pour une organisation au quotidien.

Dans quel cadre utiliser Trello ?

Trello peut être utilisé dans plusieurs cadres du quotidien de l'entrepreneur :

  • Pour les tâches personnelles

  • Pour les rendez-vous professionnels

  • Pour les calendriers éditoriaux de votre site ou de vos réseaux sociaux

  • Pour vos partenariats avec des marques ou des ambassadeurs

  • Pour recenser vos idées et planifier vos tâches

  • Pour recenser vos objectifs et les évolutions de votre compte

Trello peut vraiment être utilisé de la manière qui vous arrange, et qui vous permet de travailler plus efficacement. Le logiciel fonctionne de cette manière :

  1. Vous créez un tableau (par exemple calendrier éditorial)

  2. Vous créez des listes (par exemple première semaine de janvier)

  3. Les listes comprennent des cartes (par exemple, Lundi, Mardi...)

  4. Les cartes comprennent des fichiers etc... (par exemple le fichier à publier, les tâches liées à la diffusion du fichier...)

Découverte de l'interface web

L'interface web de trello se présente de telle manière : une page web qui vous sert de tableau (tel un tableau d'affichage en liège sur lequel vous accrocheriez des post-it).

Sur ce tableau nous créons des listes, ici au nom des mois de l'année.


Sur chaque liste, on retrouve plusieurs cartes. Sur ces cartes (ici nommées aux noms des articles de blog et aux dates de publication), vous retrouverez différentes informations comme des fichiers ou des check-list. Ces cartes peuvent également contenir en marquage une date qui vous permettra d'afficher votre Trello sous forme de calendrier.

Nous reviendrons sur la fonction du calendrier de Trello un peu plus bas dans cet article.

En cliquant sur une carte, vous pouvez en découvrir les informations et les modifier.

Vous avez par exemple la possibilité d'ajouter de nombreuses données indispensables au fait de regrouper tout ce que vous avez sur un sujet. Nous verrons un peu plus tard dans l'article de quoi est composée une carte.



Découverte de l'interface mobile


Trello est également disponible sur votre smartphone sous forme d'application gratuite. Vous pourrez alors avoir accès aux mêmes tableaux et sous les mêmes formes. L'interface permet de zoomer ou de dézoomer sur nos différentes cartes en fonction de ce qu'on étudie.

Vous pourrez ensuite cliquer sur vos différentes cartes et les alimenter de la même manière que sur votre ordinateur.


Vous pourrez importer des fichiers ou enregistrer sur votre téléphone les fichiers et documents présents sur les cartes.


Vous pourrez également créer des cartes, des listes, des tableaux depuis le téléphone, et paramétrer ces derniers avec des dates, des check-list, des étiquettes etc.


Les dates limites vous permettront, si vous le souhaitez, de recevoir une alerte par notification sur votre smartphone au moment de l'évènement ou avant.


Vous pouvez sur téléphone afficher votre tableau sous forme de calendrier; cela s'avère pratique (notamment s'il s'agit d'un calendrier éditorial) pour garder un œil sur les publications à venir chaque semaine.


Trello vous donnera aussi un aperçu sous forme de liste des cartes dans l'ordre chronologique, afin de vérifier individuellement ces cartes sans avoir à rechercher par date.


Par cette interface également, vous pourrez cliquer sur les cartes, les remplir et les paramétrer.




Créer un tableau des listes et cartes

Pour créer un tableau depuis votre interface d'accueil sur le web, cliquez sur le signe "+" présent à côté de votre icône de profil, en haut à droite de l'écran. Sur le téléphone, de la même manière, le "+" se trouve en haut à droite.


Vous définirez alors le nom d'un tableau; pour vous y retrouver dans vos plans de travail, vous pourrez lui adresser une couleur. Un tableau peut aussi être créé en en dupliquant un autre, ou en partant d'un modèle disponible sur Trello.


Une fois votre tableau créé, pour générer une liste sur votre tableau, vous pouvez cliquer sur l'encart rectangle et partiellement transparent sur lequel il y a l'inscription "Ajouter une liste". Ces listes rangeront vos différentes cartes par catégorie. Vous pourrez changer leur contenance ou leur chronologie d'un simple glissement de doigt.


Pour créer une carte sur une liste, cliquez sur le bouton présent en bas de liste sur lequel il est écrit "Ajouter une carte". Vous pourrez alors la nommer, et la créer pour la remplir.

Voici la liste des éléments que peut comprendre une carte Trello :

  • Une assignation de membre

  • Une étiquette de couleur, nominative ou non

  • Une ou plusieurs check-list que vous pourrez cocher

  • Une date limite avec ou sans rappel par notification

  • Une ou plusieurs pièces jointes : photos, vidéos, audios, documents...

  • Des plug-in particuliers (comme des automatisations)

  • Une description générale

  • Des commentaires

Chaque carte peut être utilisée pour modèle ou peut être dupliquée pour être adaptée et réutilisée à l'infini.


Le fait d'indiquer une date limite vous permet de rendre votre carte automatiquement bien placée sous le format calendrier. Les médias chargés ne sont pas redimensionnés, vous pouvez donc vous les transmettre entre membres de l'équipe via Trello.

La fonction de calendrier


Comme j'ai pu le dire un peu plus haut dans l'article, Trello permet un affichage sous forme de calendrier, ce qui est particulièrement pratique pour s'en servir comme agenda ou pour prévoir un calendrier éditorial sur Trello.


Pour afficher votre Trello sous forme de calendrier, cliquez sur le bouton "Tableau" en haut à gauche; il vous sera alors proposé le format calendrier ou carte.


Pour faire en sorte que vos cartes soient correctement référencées sur le calendrier, vous pouvez : soit les créer depuis ce dernier (mais elle ne seront alors pas rangées au niveau du tableau), soit les créer depuis le tableau, et simplement leur donner une date limite à la date voulue.


Cette fonction est particulièrement pratique pour un Trello qui sert alors de calendrier et d'agenda pour tout types d'utilisation.


Exemples de tableaux Trello pour les entrepreneurs

Je vous propose de découvrir Trello plus en profondeur grâce à des modèles tableaux ayant été réalisés pour vous. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le lien et de rejoindre le tableau. Vous pouvez alors simplement l'explorer, ou alors le dupliquer via le menu pour le personnaliser de façon privée.


Vous êtes à présent arrivés à la fin de cet article et j'espère que ce dernier vous aura aidé à découvrir Trello et son utilité au quotidien pour l'organisation de votre vie d'entrepreneur.


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