©2019 Site créé par  Aty_pique.

Conception de site Web ; Community Manager ; Photographe à Bourg en Bresse

contact@aty-pique.com - 07 56 97 72 08

Les outils qui boostent ma productivité.


Notre cerveau est une machine super puissante capable de toutes les merveilles du monde (et des horreurs oui aussi) mais lorsque ce dernier tourne à plein régime il faut savoir déléguer une partie de ce que contient son esprit à certains outils qui nous permettront d'éviter la surchauffe.


Dans certains cas, les outils pour la productivité encouragent ceux qui auraient du mal à s'organiser, ou encore les aident à savoir par où commencer.


Avec une formation à distance, une micro entreprise et des clients à gérer, un projet d'application mobile pour lequel trouver des fonds, un blog, un compte instagram à plus de 10 000 personnes, et tout ça depuis 2 ans ou moins, il a fallu que j'apprenne à m'organiser pour ne pas laisser un de mes projets sur la touche.


Ainsi, j'ai appris à utiliser quelques outils que je vais vous présenter dans cet article, en espérant que ces derniers vous soient aussi utiles qu'à moi.


Les outils pour m'organiser :


Mon agenda


Mon agenda est mon principal allié pour m'organiser au quotidien, j'y note notamment tous mes rendez vous importants et je me déplace toujours avec lui quand je pars en déplacement professionnel. J'utilise un agenda papier car je ne veux pas être dépendante d'un outil numérique pour cette tâche aussi importante (je suis du genre maladroite, un téléphone, c'est vite cassé, c'est vite déchargé, ça n'a pas de réseau). Je privilégie donc la bonne vieille école pour cette fonction si importante que tient l'agenda. Une bonne habitude que m'a transmis m'a maman.


Il existe aujourd'hui de nombreux types d'agendas et de semainiers, de tous types, de toutes tailles, couleurs et contenus. Personnellement, cela fait quelques années que je me fournis chez Mr. Wonderful dont je trouve les agendas particulièrement attrayants tant par leur manière d'aborder le quotidien (avec une petite citation au quotidien, une page spéciale en début de mois) qu'au niveau du contenu supplémentaire que contient l'agenda, par exemple des tableaux pour tenir les comptes, post-it, To Do List...


Voici quelques agendas Mr Wonderful pour l'année 2020 :




Les To Do List :


Nous l'avons abordé dans notre article il y a deux semaines: l'importance des To Do List. Si vous ne connaissez pas cet outil ou que vous ne savez pas comment rédiger des To Do List efficaces, alors lisez : Comment faire une To Do List efficace ?


Ces petits bijoux sont les alliés secrets de tous chefs d'entreprises polyvalents, et sont utiles à tous types de personnes, de ceux qui endossent plusieurs casquettes à ceux qui ont du mal à s'organiser autrement.


Les cartes mentales


Les cartes mentales, sujet que nous avons abordé dans l'article de la semaine dernière, sont également un formidable outil (avant même de réaliser une To Do List d'après moi) pour organiser vos pensées et libérer votre esprit. Elles permettent non seulement de prendre du recul vis à vis de tout ce qui nous occupe l'esprit, mais elles nous aident également à débloquer notre esprit créatif et à y voir plus clair pour l'avenir.


Réaliser une carte mentale est très simple et chaque carte mentale est unique. La manière de la concevoir doit être adaptée à votre manière d'appréhender votre boulot et à votre manière de vous organiser. Pour en savoir plus sur la façon de créer une carte mentale efficace, n'hésitez pas à consulter notre article : Comment créer une carte mentale efficace?




Trello


Trello est véritablement le tableau de contrôle qui m'aide à planifier ma vie. Disponible en version web et mobile, il me suit partout où que j'aille depuis qu'une de mes clientes me l'a fait découvrir il y a quelques mois.

C'est un formidable outil d'organisation individuelle mais que l'on peut aussi utiliser en groupe. Vous allez pouvoir créer des tableaux que vous allez nommer et colorer à votre convenance. Sur ces tableaux, vous allez ensuite réaliser des listes, qui elles même contiendront des cartes. Ces cartes pourront contenir des pièces jointes, des liens URL, des Check List, et bien d'autres éléments utiles.


Vous allez pouvoir organiser, de la même manière que les cartes mentales, ces tableaux cartes et listes en fonction de votre manière de travailler.


Par exemple : J'ai un tableau pour chacun de mes clients en suivi Community Manager, notamment pour les suivis en demi-délégation. Dans le tableau de mon client, il y a des listes, chacune d'entre elles classée chronologiquement et représentant une semaine. Ces listes comprennent 3 ou 6 cartes, une pour chaque jour de la semaine où le compte du client a un post prévu pour la publication. Les cartes comprennent non seulement en description la légende prévue du post, ainsi que les # à publier, mais aussi la ou les photos à publier (que j'aurais retouchées et que mon client pourra alors récupérer et enregistrer directement depuis l'application) puis, ces dernières peuvent aussi contenir une Check List des éléments manquant à la bonne publication du post.


J'ai aussi un tableau pour moi. Ce dernier comprend une liste pour chaque grand thème important de ma vie, et les cartes de ces listes diffèrent en leur approche, certaines sont chronologiques, et d'autres thématiques.



Les outils pour apprendre


Évidemment, il existe de nombreuses façons d'apprendre dans la vie, en commençant par suivre des études, fréquenter des bibliothèques ou encore regarder des reportages et/ou documentaires. Mais il existe également des plateformes spécialisées sur lesquelles vous pourrez obtenir de nombreuses compétences personnelles et professionnelles


Audible


Audible est une application et en général un service de livres audios. Concrètement, le service se propose sous forme d'abonnement mensuel durant lequel vous obtenez un crédit par mois et vous disposerez également de prix réduits sur les livres disponibles sur le site. La plateforme fonctionne en lien avec Amazon ce qui signifie que le choix est relativement varié tant au niveau des sujets que des manières d'aborder ces derniers.


Sur audible, vous pourrez retrouver un certain nombre de livres audios en lien avec le développement personnel, l'entreprise, la productivité, la spiritualité et bien d'autres encore. Je trouve cette alternative intéressante au vu du nombre décroissant de lecteurs alors que les livres ont tant de richesses à nous apporter.


Udemy


Udemy est une plateforme de cours en ligne qui aborde de nombreux thèmes avec plus de 100 000 cours disponibles dans toutes les langues.


Cours pour débutants ou pour niveaux avancés, qui durent quelques heures à plusieurs dizaines d'heures, Udemy sera votre allié si vous souhaitez acquérir des connaissances sur l'un de vos domaines d'activité. Cependant, référez vous aux avis clients et quand il est présent, au sommaire du cours. En effet, sur Udemy, il est assez simple de devenir instructeur, et certains cours étant payants, il y a parfois des formations qui sont vendues pour faire de l'argent et pas vraiment pour transmettre des connaissances, ce qui fait que les cours peuvent être survolés ou transmis de façons superficielles et donc inutiles en réalité.


Les cours que vous prendrez ne seront pas forcément reconnus grâce à un quelconque certificat ou diplôme, ne vous basez donc pas là-dessus pour enrichir votre parcours universitaire, cependant vous pouvez tout à fait faire valoir ces connaissances (à conditions d'avoir testé leur mise en pratique) grâce à la polyvalence que vous développerez.


OpenClassrooms


OpenClassrooms est une plateforme de cours et de formations en ligne en partenariat notamment avec certaines structures publiques ou privées, telles que Pôle Emploi, la Caisse des Dépôts ou encore Les Grandes Ecoles du Numériques.


La plateforme dispose d'une version web et d'une version mobile afin que les utilisateurs aient accès à leur tableau de bord et à leur cours à tout moment (téléchargement disponible pour hors connexion). Lorsque vous êtes demandeurs d'emplois, que vous faites l'objet de certaines situations particulières, les cours sur Open Classroom vous sont offerts. Ces derniers parfois délivrent des certificats d'aptitude à la suite d'un (ou plusieurs) test et exercice, justifiant l'acquisition et la mise en application de ces connaissances.

OpenClassrooms propose des cours individuels sur divers sujets en lien avec le numérique, le design, ou encore l'entrepreneuriat. Mais ils proposent également des formations à distance et/ou en alternance, qui assureraient un emploi à la sortie.


Les outils pour créer

Peu importe votre branche d'activité, si votre plan de communication comprend une stratégie digitale alors vous aurez besoin de créer du contenu visuel pour votre site ou encore vos réseaux sociaux. Il se peut également que vous ayez besoin d'outils pour créer votre étude de marché ou encore les documents texte de votre projet.


Canva

Canva est mon application phare pour la création de contenu visuel (fixe). Ce logiciel web disponible sous forme d'application mobile vous propose de nombreux modèles personnalisables pour vos contenus visuels. Cela comprend non seulement des modèles par format / Instagram Story - Post / Facebook Couverture / Linkedin Couverture...

Mais aussi des visuels par thème ou type de contenu attendu : Modèles de calendrier, modèles de check list.


Vous pourrez tout personnaliser ou créer depuis 0. Canva est disponible en version gratuite, mais pour accéder à certaines typographies, à certaines images ou images vectorielles, vous devrez disposer d'un abonnement premium.

Bref

Avec Canva, la panne d'inspiration n'est plus une excuse valable.

Mojo


Mojo est une application mobile proposant des modèles vidéos pour vos storys instagram, mais aussi vidéo tout court. Bien que le format soit fixe, les vidéos sont tout à fait utilisables sur d'autres plateformes. Mojo propose un certains nombres de templates modernes et créatifs, adaptés en fonction du thème que vous voulez aborder : Article de blog, photographie, vidéographie, sport, nourriture, mode...


Une partie de ces templates est gratuite mais une autre vous demandera un abonnement premium. Il y a un certain nombre d'éléments personnalisables, et utiles proposés par Mojo, et sa bibliothèque est régulièrement alimentée et mise à jour.


Videoleap


Toujours dans le domaine de la vidéo, Videoleap est une application mobile de la suite Lightricks (que je conseille dans sa globalité : Enlight, Photofox, Pixaloop, Quickshot).

Cette application de montage vidéo est très intuitive et simple d'utilisation et elle vous permettra de faire un montage rapidement de votre contenu vidéo pris depuis votre téléphone ou même depuis votre appareil photo/caméra.


L'application dispose d'un certain nombre de fonctionnalités très utiles comme la découpe, la séparation, la mise en sourdine, le changement de vitesse, la superposition d'images ou de vidéos, l'ajout d'audio, de texte...


L'application Enlight était l'application phare de la suite Lightricks pour les photos, remplacée prochainement par Photofox qui fonctionne avec le même système de calques que Photoshop.


Google Docs


Google met un certains nombres d'outils à disposition de ses utilisateurs et pour notre plus grand bonheur la plupart sont intuitifs, efficaces et surtout gratuits. La suite Google Docs en fait partie et vous permettra de créer tout type de documents à partir de modèles ou depuis 0. Vous pourrez notamment créer les fameux questionnaires en ligne Google Forms pour vos études de marché.

La création d'un drive permet la mise en commun de documents avec différents membres de votre équipe. Google Docs existe en application et vous permet même de travailler hors connexion.

Vous pourrez organiser vos documents comme bon vous semble dans votre drive et créer différents dossiers pour ranger ces derniers et y avoir accès à tout moment.


Les outils pour communiquer


La communication est primordiale lorsque vous prévoyez de réaliser un projet en groupe ou de réaliser un objectif à plusieurs. Elle sera nécessaire non seulement pour transmettre les informations et éléments liés à votre projet commun, mais aussi pour suivre votre avancement et vous motiver mutuellement à garder le rythme. Deux outils parmi ceux que j'ai déjà cités sont très utiles pour communiquer, s'organiser collectivement et se transférer des éléments : Trello et Google Docs - Drive. Mais il existe également deux outils dont j'aimerais vous parler :


Discord

Discord est une plateforme de communication par chat (écrit) qui se modélise sous forme d'un serveur de discussion que l'on peut personnaliser en créant des salons de chat principaux, ainsi que des sous salons. Disponible web et application mobile.


Si par exemple vous avez un projet d'entreprise avec deux associés, vous pourrez créer plusieurs salons principaux :

Administratif

Juridique

Financier

Technique Marketing ...

et dans ces canaux de discussions principaux, vous pourrez créer des sous-salons

Administratif

> Immatriculation > URSSAF

> Impôts ...

Votre salon restera toujours organisé de la même manière et chacun pourra naviguer sur ce dernier pour suivre la discussion et l'avancée liée au thème dans lequel vous serez.

Discord est un outil que je n'utilise plus car mes discussions professionnelles ne sont plus aussi complexes qu'au lancement de mes activités. Il a cependant été un outil formidable pour moi, qui devait gérer plusieurs casquettes, elles mêmes comprenant plusieurs volets.


Wetransfer

Wetransfer ou ce logiciel qui plus d'une fois m'a sauvée au moment de transférer des fichiers très volumineux. Il s'agit d'une plateforme destinée à envoyer des fichiers par e-mail. Dans sa version gratuite, vous pouvez envoyer jusqu'à 2 Go de fichiers (quand les e-mails classiques se contentent de 25 Mo). Le destinataire recevra un e-mail l'invitant à télécharger vos fichiers et vous recevrez une confirmation de téléchargement. Le lien de téléchargement est valide quelques jours il faudra donc être synchro avec votre destinataire pour ne pas envoyer votre e-mail quand ce dernier est en vacances. Cependant au cas où ça arriverait, bonne nouvelle, wetranfer est disponible en application mobile et vous permet d'envoyer et de recevoir vos fichiers.


Tous les fichiers sont transférables : photos, vidéos, textes, fichiers adobe, ... les envois peuvent cependant prendre quelques heures si votre connexion internet laisse à désirer et que votre envoi est vraiment lourd.


Les outils pour mon entreprise

Avoir une entreprise créée ou en cours de création ajoute des besoins supplémentaires en terme de connaissances et d'outils pour gérer son quotidien, voici ceux que j'utilise :


On Off

On Off est une plateforme vous permettant d'obtenir un second numéro de téléphone lié à votre carte sim (donc deux numéros pour un téléphone) pour un coût relativement faible pour les abonnements les plus simples. Cette plateforme est très pratique et se présente sous forme d'application mobile. Vos appels devront en partie passer par internet par contre, ce qui n'est pas toujours pratique.


Google My Business, Google Analytics (et éventuellement Google Ads)


Encore une fois, les outils de google sont particulièrement utiles quand vous avez un business que vous voulez développer sur Internet. Google My Business vous permet d'avoir un encart sur la page de résultats de recherches, comprenant notamment votre nom, vos horaires, vos photos, services, avis... Cet encart sera visible quand quelqu'un tapera le nom de votre entreprise ou encore quand il tapera dans la barre de recherche l'activité que vous exercez ainsi que sa localisation.


Service disponible sur web et application mobile, vous permet de gérer votre profil, de consulter les chiffres statistiques de votre page, etc. Le seul mauvais côté de GMB est qu'on ne peut pas gérer nos avis, par exemple on ne peut pas supprimer un avis, on peut seulement y répondre. Ce qui fait qu'en fonction de votre secteur et de votre domaine d'activité, il se peut que vous receviez de mauvais avis Google, sans raison, de la part d'inconnus, juste parce que vous êtes victime de concurrence déloyale.


Google Analytics est le service de suivi statistique de Google. Une fois connecté à votre site web, ce dernier va vous délivrer un certain nombre d'informations concernant votre site : Visites quotidiennes, mensuelles, taux de rebond, temps de session, type d'appareil utilisé, les chemins de navigations qui ont mené les visiteurs à votre site (réseaux sociaux, recherche directe, recherche google ...) et encore, le pays ou la ville depuis lequel votre site a été consulté.


Vous aurez également accès à des données comme les heures de connexions les plus performantes. Si votre site dispose d'un système de paiement en ligne, vous aurez accès aux statistiques liés à vos commandes et ventes, par exemple votre taux de conversion.

Google Ads est le service d'annonces de google, ou plus clairement le service de publicité. C'est sur cette plateforme que vous devrez vous rendre si vous souhaitez obtenir une annonce en première page Google. Cependant le coût est l'un des plus élevé du marché en raison de la concurrence et du coût par clic moyen des premières pages.


Les réseaux sociaux : Instagram, Pinterest, Linkedin, Facebook

Je ne le répéterai jamais assez, les réseaux sociaux sont un formidable outil pour vous faire connaître de votre audience et de vos clients potentiels. Chacun d'entre eux concerne un marché spécifique qui utilise des habitudes de consommation différentes. Vous devrez donc analyser non seulement le marché mais aussi votre produit pour savoir sur quelle(s) plateforme(s) il vous sera le plus rentable de vous installer.


Linkedin est un réseau pour les professionnels, qui se base uniquement sur les informations liées à votre scolarité ou à votre carrière. Instagram est un réseau très visuel, et Pinterest est utilisé comme un moteur de recherche. Ainsi vos plateformes de communication vont non seulement dépendre de votre audience, de votre produit, mais aussi de votre capacité à créer du contenu, et à le partager.


Pour savoir quelle plateforme choisir, soyez patient... Nous publierons dans quelques semaines un article pour vous aider à définir votre stratégie digitale et à comparer les différentes plateformes que vous utiliserez.


IScanner


iScanner est une pépite que j'utilise depuis plus de deux ans qui me permet de scanner facilement tout document papier pour le transformer de façon propre et cadrée en un PDF.

Cette application dispose d'une formule gratuite et de fonctionnalités payantes mais pour ceux qui ont de la paperasse à remplir et à transférer, et qui n'auraient pas de scanner, cette application est vraiment très pratique.


Nous sommes arrivés à la fin de cet article sur les outils que j'utilise pour être plus productive. J'espère que vous avez fait des découvertes parmi ces derniers et qu'ils vous seront utiles à l'avenir. N'hésitez pas à partager les outils et applications qui vous permettent de vous gérer au quotidien et d'avancer.


Merci pour votre lecture !



Article écrit par Aty_Pique, Community Manager


Instagram : @Aty_pique

Facebook : Aty'pique

Pinterest : Aty_pique

37 vues

Pour ne rien rater, inscrivez-vous à notre Espace Membre

Ou à notre Newsletter (Un seul e-mail par mois)